En sevilen Yabancılar Dairesi Bochum

Bochum şehri Yabancılar Dairesi görüntüsü ve işleyişi itibariyle, klasik devlet kurumlarından çok farklı. Belediye binası içinde yer alan kurum, modern iç dekorasyonu ile, benzerlerinden hemen ayrılıyor. Buzlu camlarla ayrılmış bölümler şeffaf bir atmosfer oluşturuyor. Yabancılar Bürosu Bölüm Şefi Ralf Tietke’ye göre, kurumun girişi ve bekleme bölümü, bir otel lobisini andırıyor. Girişteki Danışma kısmında, iki görevli ziyaretçilerin sorularını yanıtlıyor. İki yıl önce kurum tadilattan geçirilirken iş süreçleri de yeniden yapılandırılmış. Bölüm Şefi Ralf Tietke, asıl farkı bu yeni düzenlemenin oluşturduğunu söylüyor:

“Giriş kısmında, işin ilk bölümü hallediliyor. Ziyaretçiler bilgilendiriliyor ve ilgili memurlara yönlendiriliyor, böylece gereksiz beklemelerin de önünde geçiliyor. “

Kurumun oturma izinlerinden sorumlu bölüm şefi Peter Braun ise 20 çalışanın, müşteri odaklı bir yaklaşımı benimsediklerini belirtiyor:

“Biz bir model oluşturarak, pratikte de kullanabileceğimiz kriterler belirledik. Muattap olduğumuz şahsa, kişilik haklarına saygılı ve hoşgörülü şekilde davranınca sevecen olarak algılanıyorsunuz. Böylece memur ile ziyaretçi arasındaki görünmez duvar ortadan kalkıyor ve eşit koşullarda bir konuşma atmosferi oluşuyor.”

Hukuksal bilgiler veriliyor

Bochum Yabancılar Dairesi’nde, sadece bu tür biçimsel iyileştirmelere gidilmemiş. Ziyaretçilere, hukuksal hakları da tam anlamıyla anlatılıyor. Kişiler ufak tefek formalitelerle meşgul edilmiyor ve işleri kolaylaştırmak için her türlü istisnai düzenlemeye başvuruluyor. Örneğin kurum görevlileri, üniversitelere giderek yabancı öğrenci ve öğretim görevlilerine, gerekli belgeleri kendi elleriyle teslim ediyorlar. Kurum yetkililerinden Peter Braun şöyle konuşuyor:

“Yabancılar Dairesi’nde kalabalığı önlemek için böyle bir yola başvuruyoruz. Okulda iki tarih belirliyor ve farklı uluslaradan öğrenci grupları ile buluşuyoruz. Gerekirse tercümana başvuruyoruz. Hizmetimizi ihtiyaç duyulan yere götürerek iş yoğunluğunu azaltıyoruz.”

Alexander von Humboldt Vakfı da, bursiyerlerinden, Bochum Yabancılar Dairesi hakkında övgü dolu sözler işitmiş. Vakfın vereceği para ödülü, ancak kurumun bekleme odasına koyacağı yabancı gazetelere abone olmaya yetecek. Ama Vakıf yetkilileri, alınan tüm tasarruf önlemlerine rağmen yabancılara, kibar ve dostcanlısı davranan kurumların teşvik edilmesi gerektiğini savunuyorlar.