Λιγότερα mail, περισσότερη επικοινωνία

Λέγεται ότι τα καθημερινά workshop και τα strategic meeting που έχουν μπει για τα καλά στην επαγγελματική ζωή των εταιριών δεν αποδίδουν τελικά όσα υπόσχονται. Υπάρχουν όμως και εξαιρέσεις. Στην μικρομεσαία γερμανική εταιρία Hamburger Maske AG μια ιδέα που προτάθηκε σε meeting άλλαξε πολλά στις επαγγελματικές σχέσεις των εργαζομένων: «Όταν η συζήτηση έφθασε στην επικοινωνία εντός της εταιρείας διαπιστώσαμε ότι γράφουμε καθημερινά υπερβολικά πολλά mail με αποτέλεσμα να υπάρχει λιγότερη προσωπική επαφή μεταξύ μας», λέει ο Μάρτιν Πέτερς διευθυντής διανομής και μάρκετινγκ της εταιρίας.

Πείραμα με εντυπωσιακά αποτελέσματα

Ο Μάρτιν Πέτερς και οι συνάδελφοί του αποφάσισαν να ξεκινήσουν ένα πρωτότυπο πείραμα: σε δύο μέρες κάθε μήνα προσπαθούν να μην γράφουν σχεδόν κανένα mail. Εκτός βέβαια από τα απολύτως απαραίτητα. Από τότε η προσωπική επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων έχει βελτιωθεί σημαντικά. Αντί απλά να προωθούνται ή να γράφονται μηνύματα οι εργαζόμενοι προτιμούν τη συνάντηση και το διάλογο. Τα συμπεράσματα του διευθυντή διανομής είναι πάντως θετικά: «Η κίνηση αυτή ήταν σημαντική για να βελτιωθούν οι σχέσεις εντός της ομάδας. Τώρα όλοι συνομιλούν με όλους. Ακόμα και με αυτούς που δεν μιλούσαν παλαιότερα. Οι εργαζόμενοι σκέπτονται τώρα αν έχει νόημα να γράψουν ένα mail ή να συναντηθούν για λίγα λεπτά με τους συναδέλφους τους στο γραφείο ή στο διάδρομο. Πολλοί μάλιστα έρχονται σε μένα και μιλάμε για αποφάσεις προϊσταμένων ή ανταλλάσσουμε κάποια καινούργια ιδέα».

Τα mail μας «τρώνε» χρήσιμο χρόνο

Όσο άμεση και γρήγορη κι αν φαίνεται η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να λάβουμε υπόψιν ότι τα mail απαιτούν τελικά περισσότερο χρόνο και ενέργεια από όσο νομίζουμε. Πρόσφατη έρευνα του ινστιτούτου δημοσκοπήσεων EMNID στη Γερμανία υποστηρίζει μάλιστα ότι όποιος βλέπει τακτικά το ταχυδρομείο του κατά τη διάρκεια της ημέρας χρειάζεται μετά τουλάχιστον τέσσερα λεπτά για να συγκεντρωθεί σε αυτό που έκανε πριν. Η έρευνα καταλήγει στο συμπέρασμα ότι ένας στους τρεις εργαζόμενους πιστεύει ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με τον μεγάλο αριθμό άχρηστων μηνυμάτων συνιστά πλέον πρόβλημα και σε επαγγελματικό και σε προσωπικό επίπεδο.