Manje e-maila, a više razgovora

Zaposlenici provode previše vremena s e-mailom, a premalo komuniciraju jedni s drugima. To tog je zaključka nedavno došao jedan njemački poduzetnik iz Hamburga i u svoju je firmu uveo radne dane tijekom kojih se zaposlenicima preporuča da ne šalju elektronske poruke jedni drugima, već da osobno komuniciraju.

"Šalje se previše mailova"

Cilj te mjere je poboljšanje servisnih usluga koje ta firma nudi svojim mušterijama. Na koncu konca, najbolje ideje i nastaju u razgovoru, pa tako i ova: "Do ideje smo došli na jednom sastanku marketinškog odjela, gdje smo s upravom našeg poduzeća razgovarali o internoj komunikaciji. Zaključili smo da se kod nas, baš kao i u mnogim drugim kompanijama, piše previše mailova, i da zbog toga pati svakodnevna komunikacija između naših radnika", kaže Martin Peters. On je direktor distribucije i marketinga u firmi Maske d.d. iz Hamburga. On i njegove kolege od početka ove godine u praksi provode nesvakidašnji eksperiment: tijekom dva dana mjesečno oni pokušavaju u potpunosti ograničiti slanje e-mailova.

Pri tome se, kako naglašava Peters, ne radi o zabrani slanje poruka: "Zabrana zvuči naravno drastično. Mi to ne želimo. Mi želimo postići da si radnici već prije slanja mailova zapitaju u kojim situacijama ima smisla koristiti današnja moderna komunikacijska sredstva poput e-maila, a kada to nema smisla. Da se zapitaju u kojoj situaciji je bolje uspostaviti osobni i izravni dijalog s pretpostavljenima, s kolegama ili s klijentima."

"Poboljšana atmosfera u timu"

Otkako su početkom godine u Maske d.d. uvedeni dani bez e-maila firmom se proširila nova kultura razgovora: umjesto da se elektronske poruke šalje tamo-amo, radnici puno češće pričaju jedni s drugima: "Da, ja mislim da je to važno za stvaranje dobre timske atmosfere. Moram reći da smo u kratkom roku ostvarili naš cilj. Zaposlenici doista vode računa o tome da ne gnjave jedni druge s nepotrebnim e-mailovima, te češće nego ranije jednostavno navrate kod svojih šefova. U osobnom kontaktu je lakše objasniti neku poziciju, a lakše je i upitati što je netko mislio, to sve u komunikaciji preko interneta nije baš jednostavno." Petersova firma iznajmljuje velike kamione i u tom poslu je izravan kontakt s mušterijama od velike važnosti.

Bez obzira koliko komunikacija e-mailom bila brza i jednostavna, korištenje elektronske pošte rasipa i vrijeme i energiju. Jedan studija Emnida, instituta za istraživanje tržišnog mišljenja, pokazala je da je onim ljudima koji redovito kontroliraju nove e-mailove u svome inbox-u potrebno i do četiri minute kako bi se ponovno koncentrirali na njihov izvorni posao. U međuvremenu svaki treći zaposlenik u Njemačkoj smatra da je s većim brojem e-mailova znatno poraslo i opterećenje na poslu. Svaki se dan moraju sortirati spamovi i drugi irelevantni mailovi...svatko tko redovito koristi elektronsku poštu mogao bi o tome napisati roman.

"Probna faza" se produžava

Za Martina Petersa iz Maske d.d.-a je "probna faza" ograničavanja komunikacije preko e-maila veća sada ogroman uspjeh. Projekt je izvorno bio ograničen na vremensko trajanje od pola godine. Peters će se založiti da nakon tog roka ne ukinu dani bez e-maila. Možda bi, smatra šef distribucije i marketinga u hamburškoj firmi, promišljeno i decentno korištenje e-maila radnike moglo nagnati i na ponovno uvođenje nekih davno zaboravljenih oblika komuniciranja:

"I ja tu i tamo šaljem razglednice ili pisma napisana naliv-perom...ljudi mi onda odgovaraju i kažu kako ih raduje da su konačno primili i jedno takvo osobno pismo, a ne samo e-mail. Ljudi su iznenađeni da si u današnjem dobu netko uzme toliko vremena za pisanje pisma rukom. Mislim da je izuzetno važno očuvati i takve običaje."