वॉइसमेल इस्तेमाल करना सीखें | विज्ञान | DW | 28.07.2014
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विज्ञान

वॉइसमेल इस्तेमाल करना सीखें

लैंडलाइन से स्मार्टफोन का सफर काफी तेज रहा. जो लोग मोबाइल फोन से दूर रहना चाह रहे थे, अब वे भी वॉट्सऐप पर मेसेज करना सीख रहे हैं. लेकिन वॉइसमेल अब भी अधिकतर लोगों के लिए नया है.

अगर फोन पर कोई उपलब्ध ना हो, तो अधिकतर लोग एसएमएस छोड़ना पसंद करते हैं. एसएमएस में ना ही सामने वाला आपको देख सकता है और ना ही आपके हाव भाव का अंदाजा लगा सकता है. शायद यही वजह है कि लोग एसएमएस करने में हिचकिचाते नहीं. लेकिन अगर कहीं वॉइसमेल छोड़ना पड़ जाए तो कई बार समझ ही नहीं आता कि क्या कहें. खास कर तब जब मेसेज अपने बॉस के लिए हो या फिर किसी भी तरह से वह आपकी नौकरी से जुड़ा हो. जरूरी है कि आप वॉइसमेल करने से डरें नहीं. अपना मेसेज छोड़ते वक्त इन बातों का ध्यान रखें:

नंबर धीरे धीरे

बीप बजने के बाद सोचने में ज्यादा वक्त बर्बाद ना करें. सबसे पहले अपना नाम बताएं ताकि सुनने वाला शुरू में ही जान जाए कि वह किसकी आवाज सुन रहा है. इसके बाद अपना फोन नंबर बताएं ताकि मेसेज सुनते ही वह व्यक्ति आपको फोन कर सके. नंबर धीरे धीरे और साफ कहना जरूरी है, नहीं तो सामने वाले को बार बार सुनना पड़ेगा. जाहिर सी बात है कि आपको अपना नंबर याद है, इसलिए आपकी गति तेज होगी. लेकिन सोचिए कि सामने वाले को कागज कलम ले कर उसे लिखना है.

इसके बाद बताएं कि आपने फोन क्यों किया था. इसे जितना छोटा रख सकें उतना बेहतर है. मेसेज खत्म करने से पहले आप अपना नंबर दोहरा सकते हैं. मिसाल के तौर पर, "मैंने आपको दो बातें बताने के लिए फोन किया था. पहली तो यह कि मुझे मीटिंग के बारे जानकारी मिल गयी है. दूसरी कि मैं आज शाम आपसे मिल सकता हूं. मेरा नंबर एक बार फिर नोट कर लें..."

आवाज का ख्याल

मेसेज छोड़ते समय अपनी आवाज पर ध्यान दें. याद रखें कि आपकी आवाज में आपका मूड साफ झलकता है. आपकी मुस्कराहट और घबराहट, दोनों ही आवाज में सुनाई देती हैं. इसलिए बिना हिचकिचाहट के मेसेज छोड़ें. अगर तैयारी करना चाहते हैं तो अपने फोन में पहले मेसेज रिकॉर्ड कर के खुद सुन लें. इसमें थोड़ा वक्त जरूर लगेगा, लेकिन सामने वाले पर आपकी अच्छी छाप छूटेगी.

इसके अलावा अगर आपको अपने मेसेज बॉक्स की सेटिंग करनी है, तो वह भी थोड़ी प्रेक्टिस के बाद ही कीजिए. अधिकतर लोग कहते हैं, "मैं इस वक्त आपका फोन नहीं ले सकता." ऐसा कहने की कोई जरूरत नहीं. जाहिर है, आप फोन नहीं ले सकते, इसीलिए वॉइस मेल चल रहा है. अपना नाम बताएं और कहें, "आप अपना मेसेज छोड़ सकते हैं, मैं जल्द से जल्द आपसे संपर्क करूंगा." अगर आप चाहें तो अपना ईमेल आईडी भी बता सकते हैं, ताकि जरूरी काम हो तो आप तक ईमेल के जरिए पहुंचा जा सके.

याद रखें शिष्टाचार केवल लोगों के सामने ही नहीं, उनकी गैरमौजूदगी में भी दिखाना जरूरी है, क्योंकि यही अच्छे रिश्तों का आधार है और यही आपके करियर में भी मददगार साबित होगा.

आईबी/एमजे (रॉयटर्स)

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