Papierarme Büros

Es ist Schulungszeit bei Optimal Systems. Im Seminarraum erfahren Mitarbeiter aus Unternehmen, wie sie künftig mit einer neuen Software arbeiten können. Eine Software, die der täglichen Papierflut Einhalt gebieten soll. Optimal Systems hat sie entwickelt, sie sind abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen. Enterprise-Content-Management – kurz ECM, das sei der Fachbegriff, der sich mittlerweile etabliert habe, sagt Karsten Renz. Er hat Optimal Systems vor rund 18 Jahren mit einem Studienfreund gegründet. Heute sind dort mehr als 200 Mitarbeiter beschäftigt, rund 20 Millionen Euro wurden im letzten Jahr umgesetzt.

Papierarme Büros

Daten erfassen, verwalten, archivieren – die Systeme können immer mehr. Mit seinen Programmen will Karsten Renz Licht in den Datendschungel eines Unternehmens bringen. Die Büros sollen papierärmer werden, sagt er: "Die ersten Branchen, die die Software eingesetzt haben, waren die Versicherungen, die vor vielen, vielen Jahren solche digitalen Systeme bereits eingeführt haben, weil sie eben mit dieser Papiermasse einfach nicht mehr zurechtkamen. Und inzwischen ist das etwas, was in fast allen Branchen Einzug gehalten hat", so Renz.

Maßgeschneiderte Software

Konnten sich bislang nur große Unternehmen ECM-Lösungen leisten, so gibt es inzwischen viele Mittelständler, die sich ebenfalls "maßgeschneiderte" Software beispielsweise für die Archivierung, für das Management ins Haus holen. Der TÜV Süddeutschland arbeite seit über zehn Jahren mit Optimal Systems, sagt Renz: "Damit waren wir sehr früh per se zertifiziert." Aber auch viele Mittelständler gehörten zu den Kunden: "Der Zementfabrikhersteller KHD Humboldt beispielsweise ist dabei, aus Deutschland hinauszugehen in andere europäische und außereuropäische Länder. Sie wollen da natürlich auch die Software einsetzen, um effizient arbeiten zu können. Das sind dann eben auch typische Herausforderungen, vor denen wir hier stehen", so Renz weiter. Denn auf diese Weise internationalisiere sich auch sein Unternehmen. Die Kunden erwarteten, dass Optimal Systems nicht nur in Deutschland, sondern auch im Ausland für sie da sei.

Arbeitszeit und Kosten sparen

Mittlerweile hat es sich in den Unternehmen in Deutschland herumgesprochen: Elektronisches Dokumentenmanagement hilft, Kosten zu sparen. Allein durch die Erfassung von Dokumenten ergebe sich ein riesiges Einsparpotential, haben Unternehmensberater herausgefunden. Darüber hinaus können die Kunden schneller beliefert und mit Lieferanten kann rascher Kontakt aufgenommen werden. Inklusive Software, Hardware und organisatorischer Einführung kosten einfache Systeme, die auf dem Markt sind, mindestens 500 Euro pro Arbeitsplatz. Je nach Branche und Anforderungen können die Kosten aber stark variieren. Es gibt in Deutschland noch ein großes Potenzial für ECM-Systeme. Das haben auch Unternehmen wie SAP oder Microsoft erkannt und bieten mittlerweile ebenfalls Lösungen für den Mittelstand an.

Autor: Monika Lohmüller

Redaktion: Zhang Danhong